XIII S1 - Asigurarea calității 11-22.03.2020

DOCUMENTELE AUDITULUI CALITĂȚII

Mic glosar de termeni privind auditul calității:

• Auditul calității reprezintă un ansamblu de activități sistematice și independente, destinate să verifice conformitatea unei situații sau unui sistem de management în raport cu un referențial prestabilit, cu scopul de a depista abaterile față de acel referențial. Un audit al calității are ca scopuri evaluarea conformității, proceselor, produselor sau serviciilor în raport cu standarde sau documente normative (de referință). De asemenea, se poate efectua evaluarea conformității întregului sistem de management al calității sau doar a unor elemente ale acestuia în raport cu cerințe specificate. Un element de bază al auditului îl reprezintă detectarea neconformităților, stabilirea acțiunilor corective pentru eliminarea pe viitor a acestor neconformități.
• Dovezile de audit sunt înregistrări, enunțarea faptelor sau alte informații care sunt relevante în raport cu criteriile de audit și sunt verificabile.
• Criteriile de audit sunt un ansamblu de politici, proceduri sau cerințe utilizate ca referință.
• Auditul în scopuri interne este ansamblul de activități realizate pentru informarea conducerii organizației și creșterea încrederii acesteia că procesul este stăpânit și că obiectivele declarate ale sistemului calității sunt atinse; este un audit așa-numit „de primă parte”, fiind efectuat de specialiștii în audit ai organizației.
• Auditul în scopuri externe este ansamblul de activități realizate pentru informarea clienților externi și creșterea încrederii lor în produsele și serviciile furnizate de organizație (audit „de secundă parte”); auditul extern poate fi efectuat de organisme de certificare competente, la solicitarea organizației, la cererea unor clienți sau a unor organisme neutre, asupra cărora s-a căzut de acord printr-un contract (audit „de terță parte”).
• Auditul de produs are rolul de a verifica dacă produsul realizat îndeplinește cerințele prescrise de calitate; se efectuează după ce s-au terminat activitățile de inspecție, la produsul gata de livrare. La baza auditului de produs stă documentația de fabricație, fișele de încercări, de inspecție etc.
• Auditul de proces are ca scop să estimeze dacă cerințele procesului specificate în instrucțiunile de lucru, procedurile și normele pentru desfășurarea procesului de fabricație sunt corespunzătoare pentru atingerea obiectivelor de calitate; la baza auditului de proces stau procedurile/instrucțiunile de lucru, documentația tehnologică, cerințele pentru calificarea personalului, documentele de supraveghere a proceselor. 
• Auditul sistemului calității are ca scop aprecierea eficacității sistemului de management al calității în organizația respectivă, efectuat de personal din interiorul sau exteriorul organizației; prin auditul de sistem se determină dacă cerințele pentru sistem (manualul calității, politicile companiei, standardele, reglementările etc.) sunt satisfăcute. 
• Auditul politicii în domeniul calității se realizează pentru a verifica faptul că politicile documentate promulgă cerințele standardului și obiectivele afacerii.
• Auditul organizației este ansamblul de activități prin care se verifică dacă organizația este echipată și are resurse pentru a aplica politicile calității și a îndeplini obiectivele declarate.

Etapele procesului de audit:

• Planificarea auditului presupune inițierea auditului, stabilirea obiectului auditului, a frecvenței lui și analiza preliminară a documentației;
• Pregătirea auditului implică elaborarea unui plan de audit, organizarea echipei de audit și stabilirea documentelor de lucru ce vor fi utilizate în timpul auditului. Planul de audit descrie activitățile și acordurile pentru audit;
• Efectuarea auditului presupune: organizarea ședinței de deschidere, examinarea sistemului de management și detectarea deficiențelor de sistem, organizarea ședințelor intermediare, elaborarea raportului de audit, organizarea ședinței de închidere; în efectuarea auditului se poate apela la fișe-chestionar de audit (check list);
• Raportarea auditului are ca scop elaborarea raportului de audit care urmează să fie adus la cunoștința personalului care are responsabilități în zona auditată. Baza raportului de audit este constituită din dovezile de audit și metodele de selectare a dovezilor. În raport se includ neconformitățile/conformitățile, constatări, respectări/nerespectări, defecte etc.;
• Urmărirea implementării acțiunilor corective - revine organizației auditate. Principalul rezultat al auditului constă în elaborarea unui „plan de acțiuni corective și preventive”, incluzând eventual efectuarea unor „audituri de verificare”.

Planul de audit trebuie să respecte anumite cerințe specifice procedurii de auditare:

• Obiectivele și domeniul auditului
• Identitatea persoanelor care au responsabilități directe referitoare la obiectivele și domeniul auditului
• Identificarea documentelor de referinta (standarde ISO, manualul calității, proceduri, etc)
• Identitatea membrilor echipei de audit
• Limba utilizată în timpul auditului
• Perioada și locul efectuării auditului
• Identificarea entităților organizatorice care trebuie auditate
• Data și durata fiecărei activități desfășurate în cadrul auditului
• Programul reuniunilor cu conducerea firmei auditate
• Cerințe privind confidențialitatea informațiilor
• Lista de difuzare a raportului de audit și data prevazută pentru difuzare

Model pentru un plan de audit

Planul de audit trebuie aprobat de catre client si comunicat auditorilor si celui auditat.

Activitate individuală:

Completați un plan de audit pentru o unitate economică / instituție (de exemplu, unitatea economică / instituția la care sunteți angajat / angajată).
Produsul acestei activități indivuale va face parte din porofoliul de evaluare.

Raportul de audit este principalul document cu care se finalizează auditul sistemului calității și trebuie să respecte anumite cerințe specifice procedurii de auditare și anume:

• Obiectivele și domeniul auditului
• Detalii privind: planul de audit, identitatea membrilor ehipei de audit, a reprezentanților auditatului, data efectuării auditului, identificarea întreprinderii auditate
• Identificarea documentelor de referință ale auditului
• Neconformitățile constatate
• Aprecierile echipei de audit privind conformitatea sistemului calității cu referențialul stabilit
• Aprecierile echipei de audit privind eficacitatea sistemului calității în realizarea obiectivelor
• Lista de difuzare a raportului de audit

Model pentru un raport de audit

• Elaborarea raportului de audit se realizează sub conducerea auditorului șef.
• Raportul de audit este predat clientului de către auditorul șef. 
• Clientul este cel care pune la dispozitia conducerii firmei auditate un exemplar al acestui raport. 
• Difuzarea raportului către terți este posibilă numai cu acordul celui auditat.
• Păstrarea documentelor se face de comun acord, de către client, organismul auditor și cel auditat.

Activitate individuală:

Realizați un studiu de caz asupra unui raport de audit. Copia documentului care face obiectul studiului de caz poate fi obținută din orice surse (de exemplu, internet, compartimentul de audit al unei firme sau instituții publice etc.). Studiul de caz va trebui să identifice cel puțin 3 elementele conținut din cele precizate mai sus. 
Produsul acestei activități indivuale va face parte din porofoliul de evaluare.